Como organizar un archivo fisico de una empresa

ejemplos de sistemas de gestión de documentos

La gestión de documentos es el proceso de manejar los documentos de tal manera que la información pueda ser creada, compartida, organizada y almacenada de manera eficiente y apropiada. Por ello, aprender a crear un sistema de gestión de documentos es fundamental para las empresas.

Muchas empresas manejan información de alto riesgo que debe mantenerse segura y privada, o a la que se debe acceder rápidamente. En estos casos, un sistema de gestión de documentos que funcione bien es esencial. Pero incluso si su negocio es de naturaleza más informal, sigue siendo importante mantener registros adecuados para la contabilidad y en aras de la eficiencia.

Hoy en día, la mayoría de las empresas trabajan cómodamente con documentos digitales y utilizan programas con funciones de almacenamiento y gestión. No faltan programas de gestión de documentos generales y específicos del sector, ni aplicaciones diseñadas específicamente para mejorar la gestión de los archivos electrónicos de su empresa. Por ejemplo, es posible que los hoteles sigan teniendo un registro tipo libro en el momento del check-in y que sigan pidiendo una firma en una ficha de tarjeta de crédito en papel, pero entre bastidores, los hoteles están utilizando OPERA para gestionar las habitaciones, mantener las notas y gestionar las facturas. Las opciones de pago como Square y Venmo se utilizan cada vez más en el sector minorista y de servicios, eliminando también la necesidad de la contabilidad en papel.

archivo y documentación

Los documentos de archivo tienen una “vida útil” específica, por lo que es importante examinar las directrices de conservación para asegurarse de que se archiva durante el periodo de tiempo correcto. Antes de finalizar una política de conservación de documentos, busque el asesoramiento de un socio de gestión de documentos que conozca tanto los matices de su sector empresarial como los requisitos de cumplimiento correspondientes.

La mayoría de los documentos en papel archivados rara vez se consultan antes de su destrucción, pero mientras tanto, deben almacenarse en un lugar donde estén debidamente protegidos y conservados. Los documentos en papel son especialmente vulnerables a los daños permanentes provocados por incendios, inundaciones y desastres naturales. Por ello, el archivo debe realizarse en una instalación externa segura.

Un centro de archivos profesional está especialmente diseñado para proteger sus documentos de las catástrofes que puedan ocurrir en sus instalaciones. Todos los archivos se almacenan en estanterías de alta densidad que los protegen del polvo, la suciedad y la humedad. Además, un centro de archivos está equipado con las siguientes características para garantizar la protección y conservación de los documentos a largo plazo:

soluciones de archivo de documentos

La archivera de WGF, Hilary Swett, comparte algunas ideas sobre cómo ser fortuitamente productivo.El personal de WGF trabaja desde casa, como todo el mundo. Y si eres como yo, estás mirando esa pila/esquina/habitación llena de papeles importantes/raros/especiales, trabajos creativos, recuerdos o historia familiar que has querido organizar. O quizás sea el escritorio de tu ordenador o una carpeta donde guardas tu vida digital, tus “cosas por archivar”. Yo soy archivera. Una de las cosas que hago es organizar las cosas de los escritores que han sido donadas a la Biblioteca y Archivo del WGF. Pero incluso yo soy víctima de tener estos montones de cosas en mi propia vida. Estoy aquí para animarte a que ahora es el momento de abordarlo. No hay mejor momento que cuando estás básicamente obligado a estar dentro. Una vez que hayas terminado de ver esa serie que llevas tres años queriendo ver, coge tu bebida favorita, pon algo de música y haz algo de limpieza de primavera. Aquí tienes unos cuantos consejos profesionales para empezar.

ejemplos de sistemas de archivo

Según datos facilitados por EAD Digital, el actor más importante del mercado portugués de archivo digital, también presente en Rumanía, las empresas que optan por transformar sus documentos físicos en documentos electrónicos accesibles en la nube pueden reducir sus costes con más de un 20%.

La industria local aumentó significativamente el año pasado en el contexto de la pandemia de coronavirus y la nueva tendencia de trabajar desde casa. Así, los procesos empresariales que implican papeles se han ajustado o actualizado, y el concepto de “empresa sin papeles” se ha hecho familiar en el entorno empresarial rumano.

“El archivo digital tiene tres tipos principales de beneficios de eficiencia: los flujos de trabajo de la empresa, los recursos humanos asignados y los costes relacionados con los espacios físicos de almacenamiento de archivos. Por ejemplo, una empresa que lleva más de 10 años en el mercado, con 50 empleados que gestionan un volumen medio de 400-500 expedientes, debe asignar al menos 10 armarios o incluso una sala de archivo física independiente, y la mayoría de los empleados seguramente también tendrán tareas como buscar o escanear documentos en papel. Normalmente, los empleados en los que se delegan estas responsabilidades pertenecen a los departamentos de contabilidad, recursos humanos o administración, y estas tareas les impiden, casi sin excepción, ser eficaces en su trabajo diario. El uso de servicios profesionales de archivo físico y electrónico, más el uso de un software de gestión de documentos, elimina por completo el tiempo destinado a estas actividades complementarias, proporciona acceso inmediato a cualquier documento de la empresa y aumenta significativamente la velocidad de trabajo”, explica Bruno Amaro, director general de EAD Digital Romania.